sexta-feira, 16 de janeiro de 2015

Teoria das Restrições, BPM e AuraPortal Helium


Não importa a organização em que você trabalha, sempre haverá espaço para melhorar a performance geral do negócio ou instituição. E uma boa maneira para se fazer isso é identificando e eliminando "gargalos" ou qualquer coisa que esteja atrapalhando o desempenho geral.
Neste contexto de melhoria contínua, apresento a seguir duas abordagens construídas sob esta perspectiva de otimização infinita da performance organizacional e a combinação de ambas as abordagens através da solução BPM AuraPortal (Business Process Management Systems - BPMS).
1 - Teoria das Restrições (Theory of Constraints - TOC)
A Teoria das Restrições reflete o seguinte ditado "Uma corrente é tão forte quanto o seu elo mais fraco", assim de acordo com o criador da teoria Dr. Eli Goldratt, a performance organizacional é definida pelas suas restrições ou elos mais fracos.
A restrição de um sistema é nada mais que qualquer coisa que impeça o sistema de atingir um desempenho maior em relação a sua meta (Goldratt, 1990). Para isso, é fundamental conhecer a meta do sistema em questão e as medidas que vão permitir o julgamento do impacto de qualquer ação local nessa meta.
As restrições podem envolver pessoas, fornecedores, informações, equipamentos ou até mesmo políticas, e podem ser internas ou externas.
A teoria diz que cada sistema possui ao menos uma restrição que limita sua performance e também que um sistema pode ter somente uma restrição por vez, e que outras fraquezas (elos fracos) são "não restrições" até que elas se tornem a maior restrição ou elo mais fraco.
A TOC procura tratar estas restrições através do seu "Processo de pensamento" (Thinking Process) e respondendo as seguintes perguntas:
  • O que mudar?
  • Como provocar a mudança?
  • Mudar para o que?
A metodologia adotada na Teoria das Restrições é composta dos seguintes cinco passos, também representados na Figura 1:
  1. IDENTIFICAR a(s) restrição(ões) do sistema que pode(m) impedir que a organização obtenha mais de sua meta em uma unidade de tempo.
  1. DECIDIR como EXPLORAR a(s) restrição(ões) do sistema para tirar o máximo proveito da restrição.
  1. SUBORDINAR tudo mais à decisão acima através do alinhamento de todo sistema ou organização para suportar a decisão tomada acima.
  1. ELEVAR a(s) restrição(ões) do sistema fazendo outras grandes mudanças para incrementar a capacidade da restrição.
  1. Atenção! Se após os passos anteriores uma restrição for quebrada, VOLTAR na Etapa 1, mas não permita que a INÉRCIA crie uma restrição no sistema.

Figura 1
2 - Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM)
Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio automatizados ou não para alcançar os resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratégicas de uma organização. BPM envolve a definição deliberada, colaborativa e cada vez mais assistida por tecnologia, melhoria, inovação e gerenciamento de processos de negócio ponta-a-ponta que conduzem a resultados de negócios, criam valor e permitem que uma organização cumpra com seus objetivos de negócio com mais agilidade. BPM permite que uma organização alinhe seus processos de negócio à sua estratégia organizacional, conduzindo a um desempenho eficiente em toda a organização através de melhorias das atividades específicas de trabalho em um departamento, a organização como um todo ou entre organizações (*CBOK Versão 2.0, 2009). O Ciclo BPM com suas fases e fatores pode ser verificado na Figura 2.

 
Figura 2 (Fonte: CBOK Versão 2.0, 2009)
Na abordagem BPM os elos fracos são comumente conhecidos como gargalos e definidos como quaisquer restrições no processo que criem ineficiência e ineficácia no trabalho a ser realizado. Algumas questões podem ajudar a entender a natureza dos gargalos:
  1. Quais são os fatores que contribuem para o gargalo e se esses fatores são pessoas, sistemas ou de origem organizacional?
  2. O gargalo é resultado de transferências de controles nos processos ou falta de informações?
  3. O gargalo é causado por uma restrição de recursos, sendo ela de origem humana, sistêmica ou de infraestrutura?
  4. Existem muitos controles que causam gargalos e que possam ser eliminados?

3 - Sinergia entre TOC e BPM.
Ambas as abordagens tem seu ponto de norte definido pelo planejamento estratégico da organização, assim os esforços são focados em atingir as metas da organização.
A TOC fornece uma boa orientação para identificar as restrição ou gargalos, mas a sua falta de ferramentas estatísticas para medir quantitativamente e analisar o desempenho dos processos torna esta metodologia um pouco menos eficaz. Neste ponto a abordagem BPM irá suprir as necessidades de análises de desempenho sobre os processos através da etapa Monitoramento e Controle de Processos do ciclo BPM. 
Outro ponto chave na sinergia das abordagens está na forma de enxergar a organização. Ambas buscam visualizar a organização não em partes isoladas, mas como um sistema integrado. A grande diferença está no fato de a abordagem BPM ser um meio para esta visão, visto que através do ciclo BPM todos os processos ponta-a-ponta necessários para alcançar as metas do negócio são identificados, desenhados, executados, documentados, medidos, monitorados, controlados e melhorados.
Uma vez identificadas as restrições (gargalos), que poderão ser inúmeras, na abordagem BPM é preciso dar prioridade às melhorias necessárias e o Gerenciamento do Portfólio de Processos torna-se um componente essencial de governança. Neste ponto pode-se adotar como método de priorização a própria abordagem TOC, de tal forma que a prioridade dos esforços de melhoria serão atribuídos ao elo mais fraco (restrição ou gargalo) até que este elo não seja mais o elo mais fraco da corrente.
Ambas as abordagens também adotam a filosofia de melhoria contínua e se encaixam num ciclo PDCA (Plan - Planejar, Do - Executar, Check, - Checar, Act - Agir).
4 - Solução BPM AuraPortal Helium
Depois de elucidar um pouco sobre ambas as abordagens de otimização da performance organizacional, listo a seguir uma série de sintomas presentes na maioria das organizações e apresento a AuraPortal e sua robusta solução BPM da AuraPortal Helium para superar as restrições (gargalos) que causam estes problemas:
  1. Custos Elevados
  2. Falta de controle dos processos
  3. Demora na realização das tarefas
  4. Incapacidade para mensurar processos
  5. Falta de comunicação
  6. Informação isolada
  7. O processo não é gerenciado tal como foi desenhado
  8. Baixa qualidade das informações
  9. Desorganização
  10. Serviço ao cliente deficiente
  11. Controle burocrático excessivo
  12. Visão departamental e não visão sistêmica
AuraPortal é uma empresa que fornece uma poderosa solução de BPM (Gestão de Processos de Negócios), reconhecida internacionalmente e presente em mais de 40 países e com mais de 300 clientes satisfeitos (Alguns destaques: Walmart, GM, Toyota, Yamaha, Pemex, Carrefour, Danone, Banco BMG, SENAC, PUC-MG). AuraPortal é posicionada como líder pelos seus clientes e em análises da Ovum, TEC, Gartner, BPTrends entre outras. 


As soluções AuraPortal são 100% web e constituem uma "suite" BPM que oferece sete produtos, conforme ilustra a Figura 3 a seguir.


Figura 3




A solução BPM AuraPortal Helium funciona e é orientada pelas etapas Modelagem, Simulação,Execução, Monitoramento e Otimização dos processos, conforme Figura 4. Este ciclo da solução BPM AuraPortal Helium segue os fundamentos da abordagem BPM e pode-se aplicar em conjunto a Teoria das Restrições.

Figura 4



















A seguir, apresento alguns dos benefícios alcançados por clientes ao utilizaram a solução AuraPortal Helium:

 
Por fim, gostaria de convidá-lo a conhecer um pouco mais sobre nossas soluções e quem sabe num futuro próximo discutirmos eventuais oportunidades ou uma possível parceria.

Agradeço antecipadamente a atenção e estou à disposição para qualquer esclarecimento.


Cordialmente,
Ederson Schwaickardt
Celulares: (62) 8175-2004 e (62) 9623-6042
E-mail: ederson.schwaickardt@gmail.com